piątek, Wrzesień 20, 2019
Audyt RODO – sprawdź, czy jest potrzebny Twojej firmie

Ochrona przetwarzanych danych osobowych to obowiązek wynikający z przepisów RODO i ustaw szczególnych. Za nieodpowiednie zabezpieczenie danych grożą różnego rodzaju sankcje administracyjne, w tym poważne kary finansowe oraz utrata zaufania pracowników, kontrahentów czy klientów. Jak zatem sprawdzić, czy realizowane procesy w firmie są odpowiednio zabezpieczone przed nieprawidłowym przetwarzaniem danych?

Czy Twoja firma lub organizacja jest zobowiązana do ochrony danych osobowych

Przepisy RODO dotyczą większości firm i organizacji funkcjonujących na rynku. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw działających w sferze gospodarczej, jak i organizacji realizujących swoją działalność w sferze publicznej. Przetwarzanie danych osobowych realizowane jest w przedsiębiorstwach prowadzących działalność produkcyjną, usługową czy handlową. Dotyczy również przedsiębiorców uczestniczących w handlu elektronicznym czy świadczących usługi typu E-Commerce.

Warto pamiętać, że nieprawidłowa ochrona danych osobowych może narażać firmę na brak zabezpieczenia danych oraz utratę zaufania klientów. Co więcej, w skrajnych przypadkach może prowadzić do dotkliwych kar administracyjnych i finansowych.

Po co przeprowadza się Audyt Ochrony Danych

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE nazywanego ogólnym Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) nakłada na przedsiębiorców i organizacje obowiązek wprowadzenia takich środków i procesów w działalność, które gwarantują przetwarzanie danych zgodne z przepisami RODO. Procesy te i środki techniczne w powinny być regularnie poddawane przeglądom i uaktualniane w celu jak najpełniejszej ochrony danych osobowych.

Samo wprowadzenie działań zmierzających do ochrony danych podczas ich przetwarzania nie gwarantuje właściwego stopnia ich zabezpieczenia. Co więcej, proces przetwarzania danych musi być dostosowany do przepisów nie tylko RODO, ale także innych ustaw regulujących tematykę przetwarzania danych osobowych.

Audyt Ochrony Danych to narzędzie, które pozwala wykazać, że przedsiębiorstwo lub organizacja przestrzega przepisów, a w razie braków lub niedociągnięć realizacji wskaże rekomendacje, które pomogą osiągnąć zgodność z przepisami. Audyt warto przeprowadzić również dlatego, że zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO mówiącym o rozliczalności, Administrator ma obowiązek wykazać, że jego przedsiębiorstwo/organizacja przestrzega przepisów w zakresie ochrony danych osobowych.

Cele Audytu Ochrony Danych

Audyt Ochrony Danych przeprowadza się po to, aby zidentyfikować obszary działalności firmy/organizacji związane z przetwarzaniem danych osobowych i wskazać kierunki zmian zmierzające do podniesienia standardów w zakresie ochrony i prawidłowego funkcjonowania całego systemu przetwarzania danych osobowych.

W efekcie Audyt Ochrony Danych obejmować powinien:

  • określenie statusu klienta względem przetwarzanych danych (administrator danych, współadministrator danych, procesor);
  • identyfikację realizowanych przez klienta procesów związanych z przetwarzaniem danych;
  • zbadanie zastosowanych środków organizacyjno-proceduralnych, w tym polityk bezpieczeństwa, procedur obiegu dokumentów itp.;
  • zbadanie zastosowanych środków technicznych, w tym zabezpieczenia danych na stacjach roboczych, komputerach przenośnych, serwerach itp.;
  • zbadanie innych elementów, które mogą mieć znaczenie dla przetwarzania danych osobowych np. współpraca z podmiotami przetwarzającymi (procesorami).

Każdy przeprowadzony audyt powinien zakończyć się przygotowaniem raportu, w którym określony zostanie stan faktyczny odnoszący się do ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie/ organizacji, opis ewentualnych nieprawidłowości, ocenę ryzyka  i rekomendowane działania naprawcze, których wdrożenie podniesie standardy Klienta w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych. Raport przedstawiany jest kadrze zarządzającej, władnej do wprowadzenia wskazanych działań naprawczych w życie.

Warto dodać, że Audyt Ochrony Danych nie powinien być inicjatywą jednorazową. Zaleca się wykonywać go co jakiś czas dla stałego podnoszenia standardów ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie lub organizacji.

Źródło: https://www.isecure.pl