Wiele osób zastanawia się, w jaki sposób przygotować dokumenty firmowe do zniszczenia, aby proces ten był zgodny z obowiązującymi w Polsce przepisami prawnymi? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w poniższym artykule. Warto zapoznać się z jego treścią, aby móc działać zgodnie z literą prawa i nie narazić się na sankcje, w postaci wysokich kar grzywny za łamanie RODO. 

Proces przygotowywania dokumentów do utylizacji – podstawowe wytyczne

Etapem poprzedzającym utylizację odpadów papierowych w firmie jest proces przygotowywania dokumentów przedsiębiorstwa, które mają ulec całkowitemu zniszczeniu. Działanie to wymaga zaangażowania określonych osób, oddelegowanych do tego typu zajęć. W zakres ich obowiązków wchodzi przede wszystkim prawidłowe składowanie odpadów papierowych w firmie, przeznaczonych do utylizacji. Wymaga to znalezienia miejsca, w którym pojawią się szafki zgodne z RODO lub też pojemniki zgodne z RODO. To nowoczesne konstrukcje, wykonane z materiałów, odpornych na działanie wielu czynników atmosferycznych w postaci opadów deszczu, śniegu, przymrozków, silnego wiatru czy też kwaśnych deszczy. Ponadto, pojemniki zgodne z RODO są zaprojektowane i wykonane w taki sposób, aby nie można było zniszczyć lub naruszyć ich konstrukcji za pomocą związków alkalicznych, różnego typu kwasów, zasad bądź też innych preparatów chemicznych o działaniu żrącym. Przygotowanie dokumentu firmowych do utylizacji jest procesem, który powinien pojawić się w każdym przedsiębiorstwie, zobligowanym do tego działania. chodzi tutaj, zarówno o małe, średnie, jak i duże firmy. 

Zasady przechowywania dokumentacji papierowej w firmie z przeznaczeniem do utylizacji

Gromadzenie dokumentacji papierowej w firmie z przeznaczeniem do jej utylizacji wymaga przestrzegania kilku, podstawowych zasad. Zależy mieć świadomość, że różnego rodzaju dokumenty,, muszą być magazynowane i archiwizowane jedynie przez określony czas. Oznacza to, że dane personalne, majątkowe, a także umowy zawierające poufne informacje czy też dane osobowe, powinny być przechowywane wyłącznie przez wymagany okres. Po tym czasie należy poddać je utylizacji. Można do tego celu wynająć firmy świadczące mobilne niszczenie dokumentów firmowych. Zawarta z tymi jednostkami umowa zawiera bardzo dokładne wytyczne, w jaki sposób odbywa się utylizacja odpadów papierowych w firmie. Chodzi tutaj o termin ich odbioru, sposób transportowania miejsce składowania, a także metodę utylizacji. Warto mieć na względzie, że przechowywanie elektronicznych nośników danych do utylizacji, również dotyczy przedsiębiorców, bez względu na profil prowadzonej przez nich działalności. Elektroniczne nośniki danych do zniszczenia zawierają różnego typu informacje, szczególnie te, tajne, wrażliwe lub też poufne. Z uwagi na to, one również muszą być poddane mechanicznej utylizacji. Proces ten odbywa się także w renomowanych firmach. oferujących mobilne niszczenie dokumentacji firmowej. 

Komu powierzyć niszczenie odpadów papierowych w firmie?

Wbrew powszechnie panującym opiniom, niszczenie odpadów papierowych w firmie, nie powinno odbywać się z wykorzystaniem jednostek, oferujących oczyszczaniem miasta z zalegających odpadów. Chodzi tutaj o firmy proponujące wywóz śmieci z przydomowych posesji, a także budynków wielorodzinnych. Tego typu przedsiębiorstwa nie mają w swojej ofercie mobilnego niszczenia dokumentów firmowych. To firmy, które nie posiadają wyspecjalizowanej floty pojazdów, przeznaczonej do przewożenia odpadów papierowych przedsiębiorstwa zawierających dane poufne, tajne, wrażliwe lub też te, które nie mogą ujrzeć światła dziennego. Z uwagi na to niszczenie odpadów papierowych w firmie, powinno odbywać się przy pomocy wyspecjalizowanych jednostek. Są to profesjonalne firmy, które świadczą mobilne niszczenie dokumentów papierowych w przedsiębiorstwie z możliwością odbioru tych odpadów w odgórnie ustalonym czasie. Wszystkie warunki współpracy regulowane są umowami. Niewielkie firmy, które nie zatrudniają, nawet 10 osób, mogą samodzielnie poradzić sobie ze zniszczeniem odpadów papierowych. Wystarczy przechowywać je w szafkach zgodnych z RODO lub pojemnikach zgodnych z RODO i poddawać bieżącej utylizacji przy pomocy niszczarek zgodnych z RODO. 

Proces przygotowania odpadów papierowych w firmie do utylizacji nie musi być trudny czy też czasochłonny. Wystarczy zastosować się do RODO.