niedziela, Październik 21, 2018
Jak prowadzić firmę, aby nie ugrzęznąć w papierach?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą doskonale zdają sobie sprawę, jak duża ilość dokumentów przepływa przez ich biura. Odpowiednia organizacja ich obiegu i archiwizacji jest kluczowym elementem działalności każdej firmy. Wraz z rozwojem firmy ilość faktur, umów i rachunków wzrasta, co tylko potęguje ilość dokumentów pojawiających się w biurze. Jak prowadzić firmę i nie dać zasypać się przez nadchodzące zewsząd dokumenty? Idealnym rozwiązaniem tej kwestii jest wdrożenie w firmie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Łatwy przepływ dokumentów i poprawa ich bezpieczeństwa

Decydując się na digitalizację dokumentów napływających do firmy, zyskuje się nie tylko przestrzeń wynikającą z rezygnacji z papierowych wersji dokumentów, ale również znacząco przyśpiesza się ich księgowanie oraz poprawia kontrolę nad ich przepływem i bezpieczeństwo archiwizacji. Wybierając systemy Elektronicznego Obiegu Dokumentów, możemy zatem liczyć na usprawnienie i zautomatyzowanie procesów księgowych zachodzących w firmie. Eliminując papierowe wersje dokumentów, nie tylko znacząco skraca czas ich przekazania między działami firmy, ale również poprawia wygodę ich dystrybucji i edycji. Korzystanie z systemów EOD pozwala także nanieograniczony dostęp do dokumentów firmy. Udostępniając cyfrowe wersje dokumentów, możemy je udostępniać wybranym osobom na wybrane urządzenia i jednocześnie zapewniać ich bezpieczeństwo. Współczesne systemy EOD umożliwiają precyzyjne nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom, dzięki czemu minimalizuje się ryzyko dostępu do dokumentów osób do tego niepowołanych.

Ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów

Digitalizacja dokumentów nie tylko oszczędza koszty wynikające z koniecznością zagospodarowania przestrzeni na przechowywanie papierowych wersji dokumentów, ale również oszczędza czas potrzebny na odnalezienie interesujących nas dokumentów. Konieczność szukania papierowych wersji dokumentów w archiwach zastępuje proste i szybkie odnajdywanie cyfrowych wersji dokumentów w e-archiwum. Jest to niezwykle pomocnie nie tylko w codziennej pracy firmy, ale również niezapowiedzianych podczas kontroli i audytów. Dodatkowo dzięki wdrożeniu Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów znika problem z aktualnym statusem dokumentu. Systemy EOD pozwalają na dokładne monitorowanie statusu zatwierdzania dokumentu, co w przypadku papierowych wersji dokumentów przysparzało często trudności. Występowanie dokumentu w wersji elektronicznej eliminuje sytuację przetrzymywania faktury przez wybrany dział firmy.

Źródło: MDDP Outsourcing – Outsourcing usług księgowych

Reklama

Zapraszamy