piątek, Listopad 16, 2018
Dlaczego warto profesjonalnie niszczyć dokumenty?

Na rynku istnieje wiele przedsiębiorstw posiadających dane osobowe i dokumenty zawierające informacje wrażliwe i jednocześnie niemających możliwości ich trwałego i bezpiecznego usunięcia. W powstałej luce rynkowej powstają firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Oferują one bardzo szeroki wachlarz usług związanych z utylizacją dokumentacji w sposób bezpieczny, oszczędny i przyjazny dla środowiska.

Standardy bezpieczeństwa profesjonalnego niszczenia dokumentów

Każda firma ma obowiązek zapewnienia właściwych standardów  związanych z utylizacją dokumentów zawierających informacje wrażliwe i dane osobowe, a mianowicie:

  • tworzenia niezawodnych procedur,
  • skutecznych technologiczne rozwiązań pozwalających na efektywne i bezpieczne zniszczenie różnego typu dokumentacji.

W procesie niszczenia dokumentów konieczna jest gwarancja utylizacji dokumentów zgodnie z wymogami wskazanymi w przepisach prawa polskiego oraz Unii Europejskiej. Ostatnimi czasy wyposaża się biura w szafki bądź pojemniki, w których pracownicy przetrzymują różne dokumenty przeznaczone do utylizacji. Nie tracą oni w ten sposób swojego cennego czasu na obsługiwanie małych, firmowych niszczarek, które nie zostały przystosowane do utylizacji dużej ilości makulatury. Korzyściami posiadania szafki lub pojemnika są:

  • gwarancja 100% poufności danych,
  • uniemożliwienie dostępu do dokumentów osobom trzecim,
  • wygoda i estetyka,
  • szybka utylizacja dokumentów.

Dlaczego odpowiednie niszczenie dokumentów jest takie ważne?

Współcześnie informacje to bardzo wartościowe zasoby, które mogą stanowić o przewadze konkurencyjnej. Jeśli upłynął termin przechowywania dokumentów celowym jest ich utylizacja, która pozwoli zrobić miejsce na bieżącą dokumentację. Jeśli w firmie przetwarzane są dane osobowe podlega ona specyficznym rozporządzeniom w tym zakresie. Jednocześnie niszczenie znacznych ilości dokumentów to wyzwanie operacyjne, które pochłania czas oraz pieniądze. Dlatego też uzasadnione jest wynajęcie firmy zewnętrznej, która przeprowadzi skuteczne zniszczenie wszelkich dokumentów.

Podstawowymi zadaniami przedsiębiorstw zajmujących się niszczeniem dokumentów są:

  • niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami , a mianowicie DIN 99399, ISO 27001 oraz ISO 9001;
  • wystawianie odpowiedniego certyfikatu zniszczenia;
  • gwarancja pełnego bezpieczeństwa wrażliwych informacji;
  • na życzenie nagrywanie całego procesu niszczenia albo też umożliwienie udziału wyznaczonych pracowników w tym procesie.

Co dodatkowo można zrobić?

Firmy niszczące dokumenty starają się:

  • dostosować harmonogram wizyt adekwatnie do tempa zapełniania szafek/pojemników;
  • odbierane dokumenty transportować przystosowanym do tego samochodem, którym jest monitorowany przez system nawigacji satelitarnej;
  • zniszczenie innych nośników informacji, takich jak dyski twarde, płyty CD czy DVD, taśmy back – up bądź inne;
  • odbiór zbędnego sprzętu elektrycznego lub elektronicznego (drukarki, kserokopiarki, komputery itp., które zostaną zgodnie z prawem zutylizowane.

Brak kosztów inwestycyjnych na starcie stanowi mocny argument do zlecenia

zewnętrznej firmie usług związanych z archiwizacją, skanowaniem i niszczeniem dokumentów. Za opłacalnością takiego rozwiązania przemawiają również twarde dane liczbowe, których trudno nie wziąć pod uwagę.

Profesjonalne niszczenie dokumentów pozwala obniżyć koszty:

  • związane z miesięczną ratą zakupu niszczarki średniej klasy;
  • worków na śmieci;
  • wywozu ścinek przez firmę komunalną;
  • zużycia energii;

oraz stracony czas pracownika podczas wszystkich czynności towarzyszących niszczeniu 250 kg dokumentów (z kalkulacji wynika, iż czas poświęcony niszczeniu wynosi 16 godzin).

Bez wątpienia oddanie dokumentów do niszczenia profesjonalnej firmie gwarantuje spełnienie wymagań stawianych w polskim prawie. Odpowiednio przeprowadzony proces niszczenia to także gwarancja, że wszelkie dane osobowe oraz wrażliwe informacje zostaną zutylizowane w sposób, który uniemożliwi ich odzyskanie.

Źródło: http://niszczeniedokumentow.eu/

Reklama

Zapraszamy